Atualizado em 27 de fevereiro de 2023.
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Um bom controle de gastos empresariais é fundamental para o sucesso de todo empreendimento. E o contrário pode ser dito: uma empresa que não controla corretamente os seus gastos pode enfrentar muitas dificuldades financeiras e isso refletirá no negócio como um todo.
A falha, em grande parte dos casos e principalmente em micro e pequenas empresas, está objetivamente na falta de controle, de gestão. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores têm conhecimento de sua relevância, mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas saídas de dinheiro.
Vamos nesse artigo explorar alguns aspectos sobre o controle de gastos empresariais. Para ajudar ainda mais, recomendamos a leitura de alguns outros artigos no blog da Decmer Consultoria Empresarial:
- Separando as finanças pessoais e empresariais
- Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira
- Diagnóstico empresarial para pequena empresa
A importância do controle de gastos empresariais
No dia a dia de uma empresa uma série de recursos é utilizada, movimentada, contratada, adicionada e removida. De maneira mais objetiva, recursos financeiros transitam pela empresa, entrando e saindo. No que diz respeito às saídas financeiras, em particular os gastos para manutenção, produção e crescimento da empresa, é fundamental o controle bem apurado.
Porém, essa mesma dinâmica agitada do cotidiano traz desafios para o controle financeiro. São documentos e informações que precisam ser registrados e gerenciados para que tudo permaneça organizado e trabalhe a favor dos objetivos organizacionais.
Podemos dizer, de maneira ampla e simples, que são 3 as ações que precisam ser tomadas continuamente com relação ao controle de gastos:
- Controlar as movimentações e identificar os gastos: todo tipo de movimentação financeira da empresa deve ser controlada e, dentre elas, os gastos devem ser identificados;
- Registrar todos os gastos: tudo o que for identificado como um gasto deve ser devidamente registrado, preferencialmente com informações detalhadas, como data, classificação, origem, entre outras;
- Analisar os gastos da empresa: não basta identificar e registrar os gastos para realizar um controle efetivo; é preciso periodicamente analisar os dados e números e identificar oportunidades de melhorias.
A partir desses 3 passos, é possível realizar uma análise em sua empresa e identificar onde está o ponto falho do controle de gastos. Está na identificação e controle? Ou estaria no registro correto das informações? Ou talvez no uso das informações registradas para realizar boas análises?
Caso queira fazer uma análise empresarial mais profunda, conheça o Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial.
Mantenha a organização e o controle
Podemos concluir, portanto, que para um efetivo controle de gastos empresariais é fundamental possuir processos financeiros bem definidos e utilizar as ferramentas e sistemas adequados. E esses processos devem estar adequados à realidade atual da empresa.
Para uma empresa trabalhar com eficiência e eficácia, é preciso haver harmonia e integração entre todas as pessoas, departamentos, atividades e objetivos. Trata-se de um organismo vivo em que tudo está interligado, e as ações (ou omissões) de uma pessoa ou departamento afetam diretamente outras pessoas e setores da empresa.
Os gastos da empresa são gerados por departamentos e pessoas diferentes. Ainda que o departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, é fundamental que exista consciência em toda a empresa sobre a importância de todas os gastos e despesas serem devidamente registrados e organizados.
Planejamento financeiro
Outro fator fundamental para o controle de gastos é possuir um bom planejamento financeiro.
Não basta saber quanto a empresa gastou. É preciso haver uma determinação de quanto a empresa pode gastar, quanto está gastando e o que pode ter colaborado para uma diferença entre o montante previsto e o realizado, seja essa diferença positiva ou negativa. Vale aqui ressaltar ainda a importância de um bom controle e gestão do fluxo de caixa.
Nós disponibilizamos aqui na Decmer uma planilha completa para desenvolver o Planejamento Financeiro Anual de uma empresa. Você pode fazer o download gratuitamente.
Vale ressaltar que o planejamento financeiro não deve ser feito em um momento específico e depois deixado de lado, mas continuamente deve ser revisado. Normalmente o último trimestre do ano é utilizado pelas empresas para realizar o planejamento financeiro do ano seguinte. Se for necessário, sua empresa pode recorrer ao auxílio de um consultor empresarial.
Relatórios para controle de gastos
Uma vez que as informações são registradas e os gastos identificados, e isto feito através de processos bem definidos, e tendo como referência um bom planejamento financeiro, é preciso investir em boas análises para identificar gargalos e não deixar o dinheiro escapar desnecessariamente.
Se a empresa estiver utilizando um sistema de gestão financeira, como um ERP, possivelmente encontrará relatórios que permitam avaliar a situação da empresa. Se todo o controle for realizado através de planilhas eletrônicas, com algum esforço é possível criar relatórios que demonstrem informações importantes.
Esses relatórios e análises visam, em primeiro lugar, dar uma visão clara e realista da situação financeira da empresa para os sócios e gestores. Servem também para embasar e orientar planos de ação para reduzir os gastos empresariais e até mesmo para apontar falhas na operação do negócio.
Gerenciar a empresa e as finanças com base em dados concede ao negócio mais solidez e competitividade.
Planilha de planejamento financeiro anual
Aproveite e faça o download da Planilha de Planejamento Financeiro Anual, disponibilizado pela Decmer.
